Az SAP ERP rendszere az üzemgazdasági alkalmazások integrált megoldását tartalmazza, amely a legtöbb vállalati területen alkalmazható. A rendszer alkalmazhatósága nem függ a vállalat méretétől. A funkciókat használhatja kisebb kereskedelmi kirendeltség éppúgy, mint egy nemzetközi konszern. A rendszerben leképezhetők a legkülönbözőbb ágazatok és országok igényei is.

A multinacionális vállalatok számára az SAP ERP rendszere a nemzetközileg is alkalmazható szoftver rugalmasságát kínálja. A rendszer többnyelvűségével, a pénznemek rugalmas kezelésével és az adók, a beszámolók valamint a fizetési forgalom adott országhoz igazított funkcióival megfelel a világ jelentős ipari országai által támasztott követelményeknek.

A rendszer moduláris felépítésű. A modulokban lévő funkciókat, szervezeti elemeket paraméterezéssel kell beállítani. A bevezetésnél szabadon lehet dönteni, hogy mely modul kerüljön beállításra. A beállított modulok egymással integráns egységet alkotnak. Nincs szükség többszörös adatbevitelre.

A számviteli modulok három fő pillére a könyvelés (FI), a treasury (TR) és a kontrolling (CO). A könyvelés modul a főkönyvi könyvelés, a vevői és szállítói könyvelés, az eszközkönyvelés, a pénztár és a konszolidáció funkciókat látja el. A treasury modul a banki kapcsolatok, cash-menedzsment, treasury-menedzsment, illetve a pénzügyi alapok menedzsmentjét végzi. A kontrolling magában foglalja az általánosköltség-kontrollingot, a termékköltség-kontrollingot, illetve az eredmény- és piaci szegmens-számítást.

A három fő modul mellett a beruházás-menedzsment modul (IM), a profit-center számítás és a Vezetői Információs Rendszer (VIR), angolul Executive Information System (EIS) egészíti ki a számviteli modulokat. A logisztikai modulok főbb csoportjai az anyaggazdálkodás (MM), értékesítés (SD), gyártás (PP), karbantartás (PM) és minőségbiztosítás (QM). Az anyaggazdálkodás a beszerzéssel, készletgazdálkodással, logisztikai számlaérkeztetéssel foglalkozik. Az értékesítés modul vevőkapcsolati funkciókat, rendelési és szállítási, valamint számlázási feladatokat lát el. A gyártási modul, gyártási tervek, anyagszükséglet meghatározások alapján képes a termelési folyamat irányítására. A karbantartási modullal a vállalat gépeinek, berendezéseinek, épületeinek karbantartását menedzselhetjük.

Egyre hangsúlyosabb a vállalatok számára a minőségmenedzsment, amelyhez a minőségbiztosítási modul nyújt segítséget. A logisztikai rendszer folyamatainak követéséből láthatók leginkább a rendszer integráltságából fakadó előnyök. Például egy vevői rendelés rögzítése automatikusan elindít egy gyártási rendelést. A gyártási utasítás az anyaggazdálkodási rendszer készletinformációi alapján készül. A legyártott termék az értékesítési modulon keresztül kerül kiszállításra, illetve számlázásra. A folyamatok közben keletkező költségek és bevételek pedig automatikusan könyvelésre kerülnek a pénzügyi rendszer folyószámláin, illetve főkönyvein.

Paraméterezéssel a rendszer különböző típusú vállalatok igényeire is beállítható, azonban a minél hatékonyabb működés érdekében, a speciális funkciókkal rendelkező iparágak számára az SAP egyedi iparági megoldásokat dolgozott ki. Ezek a megoldások külön megrendelhetők és installálás után szerves egységet képeznek az alaprendszerrel. Ilyen speciális iparágak, pl. az egészségügy, olajipar, média, közigazgatás.

Az utóbbi években megnövekedett az igény a stratégiai tervezés-elemzés, vezetői információs rendszerek és az internet üzleti folyamatokban való használatára. Ezen igényekre válaszolva az SAP kifejlesztette újdimenziós termékeit. Ezek a termékek, mint önálló szoftverek is használhatók, és a rendszerrel összekapcsolva nagyon hatékony rendszert alkotnak. A SEM és BW együtt alkotják az üzleti intelligencia csomagot. A SEM a tervezést-elemzést támogatja, míg a BW az adattárház, mely a vezetői információs rendszer alapja. A CRM az ügyfélszolgálati tevékenységet az SRM a beszállítói folyamatok menedzselését támogatja az EBP-re (internetes portál) támaszkodva.

Az SAP újonnan kidolgozott terméke a Netweaver tartalmazz az új technológiákat, amelyek megvalósítják a BW és SEM kialakítások tovább fejlesztését BI, üzleti intelligencia és az IP integrált tervezés és az MDM master data management területén. Tartalmazza az XI üzleti folyamat interface kialakítását, a platform létrejöttét Web server alapon. Ide tartozónak mondhatjuk az SAP új termékét, a BO business object riportolási eszközt is, amelynek stratégia partnereként lépünk fel.

A bevezetőben utaltunk arra, hogy közepes és nagyvállalatok egyaránt használhatják a rendszert. Hogyan lehetséges ez? A rendszer skálázható. Beállítható úgy, hogy egyszerű és olcsó hardveren fusson. Bővülés vagy eleve nagyvállalati installáció esetén sok ezer gépes, clusteres szerver megoldású kiépítés is lehetséges. A kis- és középvállalati bevezetéseket az SAP kedvező licencelési politikával támogatja - (SAP-All-In-One csomag).