Felgyorsult világunkban, egy nagyvállalati környezetben különösen vigyáznunk kell arra, hogy a menetközben felmerülő esetleges igények és változások ne kényszerítsenek bele egy folyamatosan változó végeláthatatlan projektbe. A megrendelőnek és a szállítónak ezért néhány szempontot a projekt megkezdése előtt figyelembe kell vennie.

Szempontok:

1. A meglévő eszközpark és az igények minél pontosabb felmérése.

2. A pontos célok meghatározása, a mérföldkövek kitűzése.

3. A helyi felhasználók elégedettségének (komfortérzetének) meglétére történő odafigyelés.

4. A mozgatandó gépek számától függően megfelelő raktározási és logisztikai háttér biztosítása.

5. Az előre nem látható akadályokra megelőző intézkedések tervezése.

6. A beszerzendő eszközpark minél nagyobb fokú homogenitásának elérése.

7. Az lecserélt eszközökről, mint hulladékról való gondoskodás.

Bővebben:

1. A meglévő eszközpark és az igények minél pontosabb felmérése.

Milyen eszköz, mennyiért, mennyi idő alatt.

A cserélendő eszközpark felmérése, a CMDB adatbázisban meglévő adatok pontosítása. Ha nincs megfelelő adatbázis érdemes egy gyors, célirányos leltározást végrehajtani.

A megrendelő igényeinek megfelelő eszközök konkrét meghatározása a darabszám és az ár tekintetében egyaránt.

Szükséges az elvégzendő feladatok és a folyamatok modellezése, hogy a cserélendő eszközök darabszámának és a rendelkezése álló erőforrásnak a figyelembevételével az eszközcsere tervezett lebonyolítási ideje meghatározásra kerülhessen.

Az új eszközökre kerülő programok egyeztetése a megrendelővel, ezek jogtisztaságának a megléte, a telepítőkészletek elkészítése.

Az image fájlok és a feltelepített komponensek tesztelése lehetőleg a megrendelő szakembereinek a bevonásával kell történjen. A tesztelésről minden esetben tesztjegyzőkönyveket kell készíteni, melynek részletesen tartalmaznia kell a hardver- és szoftverkomponenseket is. A tesztelésre minden esetben nagy gondot és elegendő időt kell fordítani az eszközök cseréjének (helyi felhasználónál való telepítésének) megkezdése előtt, hogy a telepítésre került programok esetleges összeférhetetlensége minél előbb kiderülhessen. A tesztelésnél a helyi környezet sajátosságait is figyelembe kell venni, hogy megállapításra kerülhessen az új eszköz meglévő, éles hálózatba történő beillesztésének esetleges kompatibilitási anomáliája.

2. A pontos célok meghatározása, a mérföldkövek kitűzése.

Lehetőség szerint minél gyorsabban bonyolítsuk le az eszközcserét.

A cserélendő eszközök száma és a megrendelő igénye határozza meg a lebonyolítás (rollout) idejét. Célszerű ezt az időt minél rövidebbre tenni, mert az eszközcsere idejének a megnyújtása nagyban veszélyeztetheti a projekt lebonyolítását. Minél hosszabb a projekt időtartama, annál nehezebben tervezhető a projekt lebonyolítása, ezért lehetőség esetén minél több erőforrást kell biztosítani az eszközcseréhez.

A megrendelő esetlegesen menet közben felmerülő plusz igényeivel csak a szükséges és elégséges mértékben szabad bővíteni a projektet, lehetőleg a határidők megtartása mellett. Amennyiben a megrendelő új igényei nagyobb volumenűek azokat, a megrendelővel egyetértésben lehetőleg az eszközcsere-projektet követően, egy következő fázisban bonyolítsuk le.

Mindenképpen meg kell határozni, hogy a lecserélendő eszközről készül-e adatmentés, milyen adatok kerülnek mentésre és ki végzi az adatmentést, illetve az archiválást.

Meg kell állapítani, szükséges-e és van-e arra lehetőség, hogy a lecserélt eszköz a helyi felhasználótól átvett érintetlen állapotban tárolásra kerüljön. Amennyiben igen, meg kell határozni, az ideiglenes tárolás idejét mind raktározási, mind hulladékkezelési szempontból.

Meg kell határozni, hogy ki értesíti a helyi felhasználót az eszközcsere tényéről és pontos időpontjáról.

Tisztázni kell, hogy milyen mérföldköveket határoz meg a megrendelő, annak kitűzése milyen feltételek megléte esetén tartható. Lehetőség szerint a határidőket ne módosítsuk.

3. A helyi felhasználók elégedettségének (komfortérzetének) meglétére történő odafigyelés.

Mindenképpen szükséges a felhasználók tájékoztatása az eszközcseréről, kiértesítése a helyi felhasználót érintő csere pontos időpontjáról, és ha szükséges oktatásának megszervezése.

Elégedettségének elsődleges szempontja az adott eszköz minél gyorsabb cseréje, adatainak és egyéni beállításainak transzparens átmigrálása.

4. A mozgatandó gépek számától függően megfelelő raktározási és logisztikai háttér biztosítása.

Az ésszerűség és a költséghatékonyság figyelembevételével kell megtervezni az eszközcserét. Figyelembe kell venni az új eszközök helyi tárolását, a megrendelő igényeinek megfelelő programok felinstallálásához szükséges „install-helyiség” kapacitását, valamint a lecserélt eszközök tárolására alkalmas helyiség rendszerezhetőségi szempontból történő minél gazdaságosabb kihasználhatóságát.

Az adatbiztonságot a megrendelő igényeinek megfelelően, vele egyeztetetten kell szem előtt tartani. Minden esetben figyelni kell a megrendelő belső szabályzataira és a megfelelő adminisztrációra. A lecserélt új eszköz adatait napra készen rögzíteni kell a CMDB adatbázisba, vagy az erre a célra használt leltári nyilvántartásba, hogy meghibásodás esetén már az új eszköz adataival történhessen a hibabejelentések felvétele.

5. Az előre nem látható akadályokra megelőző intézkedések tervezése.

A nem várt eseményekre és a hibákra való felkészülés, ezek elhárításához, lekezeléséhez a megfelelő háttér és erőforrás tervezése, biztosítása.

6. A beszerzendő eszközpark minél nagyobb fokú homogenitásának elérése.

A minél homogénebb eszközpark előnyei nemcsak a cserénél, de a későbbi üzemeltetésnél is nagyon hasznosak lehetnek.

7. Az lecserélt eszközökről, mint hulladékról való gondoskodás.

A környezetvédelmi szabályok betartása mellett kell a lecserélt eszközök elszállításáról gondoskodni. Az eszközcsere (rollout) csak akkor tekinthető lezártnak, befejezettnek a szállító részéről, ha a lecserélt eszközök az adatbiztonsági szabályok betartása mellett selejtezésre, majd a környezetvédelmi, hulladékkezelési utasítások értelmében elszállításra kerültek.